La implementacion de ERP desde la perspectiva de Auditoria Interna

En el año 2007 fui invitado a exponer en las III Jornadas Rioplatenses de Auditoría Interna donde, junto a Yenia Moreno (consultora colombiana de Invenzis), presentamos las principales herramientas que brinda SAP como Security Solution Map: aplicaciones de seguridad, roles, privacidad, autentificación de usuarios, control de accesos, infraestructura, etc.

Este año, en el pasado mes de setiembre participé como expositor en las IX Jornadas Rioplatenses de Auditoría Interna con un enfoque mucho más práctico, ya que mi presentación abordó las características de la implementación de sistemas integrados de gestión (ERP, por su sigla en inglés) desde la perspectiva de Auditoría Interna, en base a mis experiencias con SAP en Uruguay.

Comencé hablando de las características de la metodología A-SAP que indica que no hay ni paralelos ni pilotos, por lo que el énfasis está puesto en el estricto cumplimiento de los objetivos de cada una de las fases del roadmap (preparación, business blueprint, realización, preparación final y golive & soporte).

Luego respondía la pregunta ¿Por qué involucrar a los auditores internos en este tipo de proyectos? destacando el conocimiento que los equipos de auditoría suelen tener de los procesos de negocios, y su visión integradora (sistémica). Así como también remarcaba su conocimiento y experiencia en aspectos claves como los Puntos de Control , la Segregación de Funciones y los Roles de Usuarios (en especial para definir los Roles de Equipo de Sistemas de manera independiente al proyecto).

La realidad de la mayoría de los proyectos en Uruguay es que tienen un presupuesto reducido que en general lleva a recortar horas para la gestión del cambio, el área Basis / Roles, se minimizan los tiempos de Testing, no participan gestores profesionales de proyectos (PMP) y no se incorporan las herramientas de Audit Information System (AIS). Además en casi ningún caso se implementan los módulos de gestión de recursos humanos (HR) lo cual impacta en la definición de los roles de usuarios.

Como recomendaciones prácticas destaqué en mi presentación el necesario protagonismo de los equipos de auditoría de manera de tomar el control del proyecto de implementación desde el comienzo, estableciendo metas propias. También resalté la importancia del testing y validación de los procesos, así como de verificar roles, teniendo en cuenta que generalmente se prueba poder hacer, pero se omite probar no poder.

En el final dediqué unos minutos a los aspectos vinculados a la formación. Por un lado la específica que podría enmarcarse en un Programa de Formación en Auditoría destinado a auditores del proceso de negocios, así como personal de las áreas de Finanzas y Contabilidad que son responsables del control, mejora y diseño del proceso de control. Este programa podrían incluir aspectos funcionales (con el objetivo de incorporar los conocimientos básicos relacionados con tareas administrativas del sistema, necesarios para el auditor de sistemas) y aspectos más técnicos (para aprender a utilizar las herramientas de auditoría de SAP para conducir y estructurar los mecanismos de monitoreo de seguridad).

Por otra parte aproveché la oportunidad para destacar la necesidad - cada vez más notoria - de lo que llamo la formación mixta que combine aspectos del negocio y tecnologías como lo que impulsamos desde el Posgrado en Sistemas de Información de las Organizaciones.

[Presentación disponible aquí]
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Socios de la red

Sobre la importancia que tiene la promoción boca a boca, ya he escrito antes en este blog (Publicidad 2.0, Piramidad, Boca-Boca) , y no creo que nadie dude de su validez.

En 2009 compartía aquí la experiencia española de Tree Mrkt que llevaba productos a sus seguidores para que los conocieran, probaran y compartieran opiniones.

Pero pasar de la teoría a la práctica ha sido difícil. No es tan simple lograr que la gente efectivamente participe, comente y difunda. A los uruguayos nos gustan las cosas gratis, pero no nos interesan las contrapartidas, ni compartir lo que recibimos con los demás. O al menos ese es el gran temor de quien invierte en estrategias de este tipo.


Ahora en Uruguay aparecieron dos iniciativas: Probá lo Mejor y Club de Prueba (¿alguien conoce algún otro?), de las cuales no conozco quien está detrás. La fortaleza del Club de Prueba respecto a Probá lo Mejor está en el uso de Facebook que tiene el primero (que no sólo es una página sino que tiene aplicaciones en Facebook).

Probá lo Mejor funciona en la web simulando un carrito de compras, donde uno elige productos que quiere recibir, pero generan algo de frustración cuando llega el momento de hacer un pedido, pues no todo lo que se muestra en la web se puede solicitar efectivamente. El diseño de la página es anticuado, no se refuerza en las redes sociales más que como publicidad tradicional, y no genera comunidad de usuarios (no se ven las calificaciones ni opiniones de otros usuarios).

El Club de Prueba trabaja con campañas específicas (al parecer sólo una o dos a la vez) en lugar de hacer una oferta amplia de productos, dando la sensación de tener fuertes relaciones de partnership con las marcas que difunden. Además retoma el concepto de recibir y compartir, ya que no solo envía productos para el uso individual, sino también para entregar a familiares y amigos. Pero fundamentalmente refuerza la dinámica con consignas en los medios sociales y juegos.

En Probá lo Mejor la sensación para el usuario es de ser conejillo de indias de las marcas a cambio de garronear algún producto, y a eso se limita la participación. Mientras que el Club de Prueba espera dar la sensación de comunidad de usuarios, que participan activamente, juegan y comentan una campaña específica.

En ambos casos parecen ser experiencias centradas en las marcas, y no en los consumidores, ya que son las primeras quienes pagan en este modelo de negocios. Sería interesante que alguien se animara a una propuesta centrada en los usuarios, y que sean las marcas quienes pidan "por favor" ser evaluadas. Algo que sería un avance en la defensa del consumidor.

Finalmente me gustaría mencionar uno de los elementos que a veces no se le da la importancia que tiene: la logística. No se trata simplemente de contratar cadetería y enviar productos. Se debe comprometer a quien distribuye, para que forme parte de una experiencia única y completa, ya que los productos deben llegar como si fueran un regalo, y no "muestras gratis".

Ya veremos como evolucionan estos casos y qué otras formas de boca a boca aparecen en este contexto de dos millones de uruguayos en los medios sociales.

Actualización: Valeria nos cuenta en comentarios de un tercer espacio que ella lidera: Muestrame lo Nuevo, y nos dice además que, de acuerdo a su experiencia, a las empresas aún les cuesta entender el modelo y animarse a participar.

Realmente resultan increíbles los montos que las empresas destinan en publicidad tradicional y lo poco que se centran en sus clientes: Hay muy pocos esfuerzos en gestionar la relación con clientes y desarrollar (de verdad) programas de fidelización, y por lo visto, tampoco se animan a invertir en el boca a boca. ¿Son los responsables de las empresas y de los departamentos de marketing, tan conservadores?

[Imágenes: logos tomados de los respectivos sitios web]
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