Las asociaciones sin fines de lucro u organizaciones no gubernamentales (ONG), tienen en su esencia la capacidad de generar transformaciones relevantes en la sociedad, a partir del trabajo organizado de una red de colaboradores.
Para ello es fundamental alinear dos elementos claves: la sinergia en la suma de los esfuerzos individuales y la optimización del tiempo, considerando además que se trata de personas con características, conocimientos y prácticas muy diversas, que brindan su trabajo de manera voluntaria con objetivos y valores compartidos que son la razón de ser de la organización.
En este contexto las herramientas de trabajo colaborativo en Internet, significan una oportunidad de aprovechar al máximo el tiempo de los voluntarios, fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias y sumar las competencias diversas disponibles, para obtener un resultado mayor y más eficiente.
Wikipedia es reconocida como una enciclopedia en Internet, gratis y muy completa, pero además es el resultado del trabajo colaborativo de miles de usuarios que escriben, editan, categorizan y gestionan de forma libre y directa sin intermediarios.
Wiki, es un vocablo hawaiano que significa "rápido". No hay necesidad de esperar a la edición, impresión, publicación y distribución de la enciclopedia papel, pero tampoco a la revisión, edición, corrección y autorización previa a la publicación en la web.
La velocidad sólo se logra a través de abrir la participación a la comunidad y quitar algunos controles previos, apostando al control social posterior. Los contenidos se corrigen, se formatean y se discuten después de publicados, lo que permite crecer rápidamente y construir el conocimiento (no solo transmitirlo).
Las ventajas del trabajo en una red distribuida para la creación y mantenimiento de una enciclopedia, pueden capitalizarse también para la redacción de otro tipo de documentos. La herramienta de Wiki se puede utilizar para tener un sistema de información colaborativo propio, que funcione de manera similar a la Wikipedia, pero en un espacio cerrado a los integrantes de la organización.
Pero existen además otras herramientas de trabajo colaborativo en Internet: Repositorios de datos, documentos compartidos, formularios online, plataformas educativas, trabajo en grupo a través de redes sociales virtuales, etc.
Los repositorios de archivos compartidos, como Dropbox, OneDrive y Google Drive, tienen -entre otras ventajas- la posibilidad de almacenar documentos que pueden ser accedidos por diversos integrantes de la organización, gestionar niveles de autorización (acceso de lectura, permisos de edición) y mantener un histórico de versiones con el detalle de los cambios realizados.
La mayoría de estos repositorios son gratuitos (al menos hasta un cierto volumen de datos almacenados) y permiten además redactar textos en forma colaborativa, agregar anotaciones al margen e intercambiar comentarios en un chat asociado a cada documento.
La posibilidad de trabajar en forma sincrónica o asincrónica, brinda un abanico importante de oportunidades de colaboración y elaboración comunitaria. Los beneficios son amplificados no sólo por tener varias personas colaborando en partes de un documento, sino que también el contenido generado se ve enriquecido por el intercambio.
Por otro lado, si lo que se necesita es publicar contenidos de acceso público o como una intranet para comunicar a varias personas, la opción de un blog (utilizando herramientas como Wordpress o Blogger) abre las puertas adicionalmente a la interacción a través de un espacio de comentarios.
Para la gestión del tiempo los calendarios compartidos son una excelente herramienta, en los cuales cada persona puede agendar actividades para equipos de trabajo o personas en particular, pero también se puede utilizar Doodle – una aplicación en la web que permite acordar un día y horario de reunión a través de la consulta a los participantes.
Herramientas de video llamada grupal como Skype y Hangout, al igual que los grupos de Whatsapp (por ahora sólo de texto, archivos y envío de archivos de audio), también caen en la categoría de herramientas de trabajo colaborativo, ya que facilitan el intercambio más allá de los momentos de encuentro presencial.
En resumen, Internet brinda un abanico amplio de posibilidades del intercambio, la co-creación y la optimización de tiempos, que son elementos fundamentales para la tarea de voluntariado y las organizaciones sociales.
Para expandir estas ideas de "shared vision" se puede leer a Peter Senge en Fifth Disciplines.
[Artículo elaborado para la revista de ADES a fines de 2017]
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