lunes, 6 de julio de 2009

Antes, durante y después

Una de las razones para crear este blog es mi mala memoria, que me hacía difícil aprovechar los conocimientos aprendidos en distintas actividades en las que participo, ya que los apuntes que uno toma en papel no siempre son fáciles de volver a encontrar cuando se necesitan.

Por ejemplo cuando participo de una conferencia o un evento, donde se pueden rescatar cosas valiosas, vuelco en este blog lo aprendido para compartirlo y para tenerlo a mano.

Es una de las prácticas que he incorporado a mi vida profesional, y en estos días Jesús Hoyos mencionaba algunas más respecto al antes y después de un evento, de los cuales rescato aquí algunos:
  • Defir previamente tu estrategia de participación (qué buscas, qué harás, a qué vas)
  • Aprende de los demás por anticipado (conoce antes para aprovechar más las actividades presenciales)
  • Prepara tu material de branding
  • Realiza al menos una acción, con toda la información que se ha recogido.

A lo anterior sumo algunos factores que hoy en día pueden ser claves para el éxito del evento planteados por el prof. Enrique Dans, que deberían ser tomados en cuenta por quienes organizan actividades de este tipo:
  • Disponibilidad de WiFi: no solo permite a la gente estar presente y no desconectarse de sus rutinas diarias, sino que además es una invitación "al live-blogging, la subida de fotos, o el uso de Twitter, que extienden el ámbito del evento más allá del lugar de realización del mismo".
  • Asientos que permitan "el uso de un portátil de manera cómoda". Eso incluye, lógicamente, la disponibilidad de enchufes de corriente eléctrica en número suficiente distribuidos en la sala.
  • Videocasting: algo que por ejemplo podría haber aprovechado el candidato Danilo Astori para estar presente en sus actos desde su casa, durante su período de recuperación de salud. Pero también la difusión por streaming de lo que ocurre en la sala, para que personas de todas partes puedan acceder a través de Internet.
  • Badges o identificadores: "deben ser grandes, con el nombre en un tipo de letra mínimo de 70 e impresos por las dos caras" (yo también estoy aburrido de ver gente con cartones en blanco colgando, o hacer malabares para leer el nombre en la letra pequeñita de la etiqueta). "El logotipo y titulo de la conferencia en pequeño (ya sabemos donde estamos y no es el momento de hacer publicidad), y el papel de la persona (asistente, ponente, organizacion, etc.) en pequeñito y con un código de colores. Si la parte social de los eventos toma un papel central, hay que facilitarla".
  • Zona social: "en una zona paralela, una sala con posibilidad de picar algo - gratis o no - y con algunas mesas y/o sofás para que los invitados puedan sentarse a hablar, mantener una reunión, etc. Preferentemente, una pantalla debería dar la posibilidad de ver o escuchar lo que está ocurriendo en el salón principal".
  • Facilidades para los ponentes: permitir el uso de su ordenador personal o del de la organización, micrófono adecuado, mouse inalámbrico, presentación cargada de antemano, señalador laser.
  • Fomentar la actitud de los participantes activos.

[Si Montevideo y Punta del Este intentan posicionarse como ciudades organizadoras de conferencias y eventos similares, todos nosotros deberíamos estar capacitados para eso]
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